Josune Retegi, responsable de la Unidad de Gestión del Conocimiento e Innovación de la OSI Donostialdea: “Nos hemos enfrentando como sociedad a nuevos retos sin precedentes y en lo que a nuestra Unidad se refiere, hemos intentado hacer frente a la nueva situación generada, lo mejor posible, con mucha rapidez de respuesta y flexibilidad”

En enero de este año Izarki ya se puso en marcha para facilitar y dar respuesta formativa a las necesidades que se preveían llegarían en pocas semanas a consecuencia de la COVID 19. Izarki ha sabido adaptarse y adecuarse a las nuevas exigencias de los y las profesionales de la OSID para garantizarles la formación más adecuada y eficiente. Han apostado por la formación on line y han formado a 4000 profesionales. Gracias a su conocimiento de las nuevas herramientas formativas como a la capacidad organizativa y de planificación, cualquier profesional de nuestra OSID puede acceder la oferta formativa lanzada por este equipo.

 

¿Qué tal estáis después de estas semanas tan complicadas?

Estas semanas han sido complejas para todas las personas que trabajamos en la OSI Donostialdea y en Osakidetza. Nos hemos enfrentando como sociedad a nuevos retos sin precedentes y en lo que a nuestra Unidad se refiere, hemos intentado hacer frente a la nueva situación generada, lo mejor posible, con mucha rapidez de respuesta y flexibilidad. Desde nuestra Unidad, que prestamos servicios a todas las Unidades y Servicios de la OSID, hemos intentado generar un clima de confianza que sirviera para dar soluciones a la nueva realidad que hemos vivido y que seguimos viviendo.

 

Desde vuestro servicio y durante la pandemia habéis hecho un seguimiento diario de cuál era la situación y las necesidades de la formación.

A inicios de enero 2020, nos reunimos con la Unidad de Enfermedades Infecciosas donde se encuentra el Área de Alta Seguridad Biológica. Con ellos planificamos el tipo de formación que consideraban que era necesaria para su Unidad y, cogiendo como base las lecciones aprendidas de la experiencia con el Ébola, definimos que áreas debieran ser prioritarias. Después, iniciamos la planificación con la Unidad Básica de Prevención en Riesgos Laborales y Medicina Preventiva para definir qué contenidos formativos iban a ser requeridos.

Esta planificación se empezó a implantar en el mes de febrero, empezando por la formación presencial en cascada, pero a primeros de marzo, a nivel corporativo se decidió suspender toda la formación presencial dirigida a más de 10 profesionales. Así mismo, quedaron suspendidas todas las prácticas. En una organización como la nuestra de más de 6.000 profesionales y, donde anualmente se forman de manera presencial unas 900 alumnos/as, supuso un cambio importante que debía ser atendido a la mayor brevedad.

Por eso, apostamos de una manera clara y firme por la formación online, ya que la nueva situación epidemiológica en la que nos encontramos, no nos va a permitir en un largo periodo de tiempo volver a las actividades presenciales.

 

Tanto la Dirección como los sindicatos han estado informados en todo momento de cómo se estaba desarrollando esta formación.

Una de las lecciones aprendidas de la experiencia del Ébola fue que la formación debe ser planificada y registrada para luego poder obtener datos e información que nos ayude a mejorar. Por este motivo, aunque a veces pudiera parecer que éramos demasiado insistentes con las formalidades de los registros, la recogida de datos nos ha permitido mantener informada a la Dirección diariamente y al Comité de Seguridad y Salud semanalmente, de toda la formación realizada tanto en lo referente a la Protección de profesionales y pacientes frente al Coronavirus, como de aquellas competencias que se consideraban claves en este periodo COVID, como por ejemplo, la atención de personal de enfermería en Unidades de Críticos, herramientas de videoconferencia online, … y todos aquellos temas que desde Dirección consideraban competencias claves a desarrollar para hacer frente a la pandemia de la manera más competente.

 

¿Cómo ha sido la formación durante la pandemia y a cuanta gente se ha formado?

Según los datos actualizados a fecha de 16 de julio de 2020, donde se recogen las actividades formativas gestionadas desde IZARKI de la OSI Donostialdea en torno a la actuación frente al coronavirus, el número de personas formadas en PROTECCIÓN FRENTE AL COVID-19 ha sido de 3.503 en formación presencial y de 3.983 en formación online.

Además, se ha realizado formación online relacionada con competencias a desarrollar ante COVID-19. Por una parte, la formación online sobre “CUIDADOS DE ENFERMERÍA (ENFERMERAS/OS Y AUXILIARES DE ENFERMERÍA) DE ÁREAS CRÍTICAS.” En este punto, quisiera agradecer la colaboración con otras OSIs como OSI EEC y de Osakidetza, que nos han ofertado Cursos online en estas áreas, habiendo inscrito a más de 4.000 profesionales en estos cursos.

Por otra parte, con el fin de sustituir las reuniones presenciales por las virtuales, la OSI Donostialdea lanzó el curso online «Manual práctico de uso del Skype Empresarial” como apuesta por la formación online y las reuniones vía videoconferencia, habiendo realizado este curso 3.238 profesionales.

 

A continuación, el Resumen de la Formación relacionada con el COVID-19:

 

4.823 Asistencias (presencial)	3.503 Personas formadas (presencial)	3.983 Personas  formadas online
4.289 Personas inscritas online Cuidados Críticos	3.238 Personas inscritas online Skype Empresarial

 

Desde los primeros momentos de la pandemia, estamos hablando de enero, se tiene claro desde Izarki que la formación relativa al COVID va a tener que ser online.

En una organización tan grande y compleja como la nuestra de más de 6.000 profesionales, no podemos dar respuesta a todas las necesidades de formación en grupos reducidos por limitación de aforo. Es un lujo que no nos podemos permitir.

En los últimos años estamos haciendo un esfuerzo por impulsar la formación on line, ya que nos permite acceder a la formación y adquirir nuevas competencias, dónde y cuándo queramos. También nos permite adaptarnos a otros formatos de actividades formativas, ya  que con las nuevas herramientas existentes hoy en día, podemos desarrollar contenidos que nos permiten impulsar la evaluación de competencias para mejorar la acreditación de las acciones formativas y seguir avanzando en el desarrollo de nuestro modelo formativo basado en el modelo Kirkpatrick.

Sin embargo, esta oferta hasta ahora era limitada, porque no teníamos herramientas atractivas que nos permitieran desarrollar y evaluar los contenidos de una forma ágil y atractiva. Es por ello, que ante la nueva situación generada por la COVID-19, hemos incorporado a nuestras herramientas un nuevo Software de e-Learning que nos permite crear contenidos innovadores. Esta nueva herramienta ofrece la opción de crear contenidos de una manera más rápida e intuitiva, ofreciendo formación de calidad y de confianza.

 

¿Qué tal se han adaptado nuestros y nuestras profesionales a estos cambios en la formación tanto en su formato como tecnológicamente hablando?

Yo diría que muy bien. Creo sinceramente que todas las personas somos conscientes que la situación ha cambiado y que hay muchas cosas que ya no van a ser igual, entre ellas el aprendizaje, tanto individual como organizacional.

Además, la oferta externa también se ha adaptado a esta nueva situación y en su mayoría es online (Webinars, videoconferencias, cursos online con simulación, …) y nuestros y nuestras profesionales están familiarizadas a ellas. El reto ahora es interno, es decir, debemos estar atentos y hacer seguimiento del plan formativo, para poder poner a disposición de todas las personas de la organización, las herramientas adecuadas que ellas mismas nos están demandando.

 

¿Qué herramientas se utilizan en nuestra organización para la formación online?

Hoy en día disponemos de diferentes herramientas. Por un lado, está Jakinsarea que es una herramienta corporativa diseñada para la gestión de la Formación. Es una plataforma que nos permite tener acceso a toda la formación que se realiza en OSAKIDETZA.

Para realizar sesiones y videoconferencias, tenemos SKYPE o ZOOM que están siendo plataformas básicas en este periodo. Es por ello que hemos estado trabajando y colaborando con las Subdirecciones Asistenciales y con la Subdirección de Sistemas de Información, para poder ir acompasando la migración de los nuevos equipos con el despliegue de estas herramientas.

Además de estas plataformas para la formación, tenemos otras herramientas como PARTE HARTU y OSAGUNE, que permiten nuestra participación, ya sea abierta o en grupos, y de esta forma compartir nuestro conocimiento.

 

La plataforma Jakinsarea hace tiempo que se implementó. Durante la pandemia se ha fortalecido y ha quedado patente la necesidad de esta herramienta para la formación.

Sí, efectivamente Jakinsarea nos ha permitido llegar a todos y todas las profesionales con la oferta formativa relacionada con la COVID. Es cierto que es una herramienta ya conocida por todas las personas en Osakidetza, pero en este sentido queremos aprovechar la ocasión que nos habéis ofrecido desde la Unidad de Comunicación para hacer una campaña informativa. Nosotras entendemos que ya se conoce, pero sí es cierto que para aquellos grupos de profesionales que no desarrollan su labor con un equipo informático, la dificultad es mayor, aunque sean herramientas todas ellas que pueden acceder también desde fuera de la organización.

 

Hasta ahora Skype o Zoom eran unos desconocidos pero parece que vamos a tener que familiarizarnos con estas herramientas.

SKYPE o ZOOM, son herramientas que la corporación ha asumido como nuevas herramientas de comunicación y que además también son complementarias a las herramientas e-Learning, que disponemos actualmente. Esto nos va a permitir poder organizar WEBINARS, WOCA ON LINE, SESIONES. Gracias a la Subdirección de Sistemas de Información, tanto de la OSID como la corporativa, estamos validando las necesidades que tenemos y las prestaciones que nos ofrece la herramienta, para poderla poner a disposición de toda la organización, de una forma segura, fiable y ágil.

 

Izarki ha realizado algunas formaciones realizadas con el COVID que se han importado a otras OSIs y a Osakidetza. ¿Habéis trabajado en coordinación con otros servicios y con otras OSIs?

Uno de nuestros objetivos como Unidad es identificar el talento del conocimiento de nuestra OSID y compartirlo. Por ese motivo, tenemos claro que todo lo que desarrollemos estará siempre a disposición de toda la OSID y también del resto de organizaciones de OSAKIDETZA.

Es por eso que el Curso de Protección frente al Coronavirus lo abrimos a todas las OSIs de Gipuzkoa, y se ha lanzado un Curso corporativo para los R0 basado en el nuestro. También se ha lanzado un Curso al personal MIR Familia Gipuzkoa, y desde la semana de 4 de mayo se está matriculando a todas las personas de nueva incorporación.

En relación a la oferta formativa online, es habitual que colaboremos con otras organizaciones de servicios poniendo en común la oferta formativa que tenemos cada uno. Siendo la OSI Ezkerraldea Enkarterri Cruces y Bilbao Basurto las que disponen de más oferta online, hemos estado colaborando con ellas, poniendo también a su disposición nuestra oferta formativa. Entre toda nuestra formación que hemos compartido con dichos agentes, la formación relacionada con las nuevas formas de comunicación a través de Skype empresarial ha tenido muy buena acogida.

 

Aunque el coronavirus sigue estando entre nosotros ¿qué proyectos estáis desarrollando en estos momentos que no estén relacionados directamente con el virus?

Es difícil diferenciar el tema del coronavirus, porque hoy en día la prioridad sigue siendo la vigilancia y control de la pandemia. Aunque el contexto sea ese ahora mismo, es cierto que seguimos con la mirada puesta en el futuro y colocándonos en un escenario, que como decía va a ser diferente a lo que conocíamos hasta ahora. En ese sentido, estamos desarrollando proyectos en diferentes ámbitos:

• Como unidad de apoyo a la Gerencia en la Estrategia de la organización, se ha realizado un análisis técnico del impacto de la COVID en la estrategia de la organización y se ha recogido la estrategia de respuesta que ha desarrollado la dirección en este periodo (próximamente se publicará un Informe resumen de la misma con los datos y los hitos más relevantes). Esto conlleva una adaptación en las prioridades del Plan Estratégico 2020-2021.
• Como unidad de apoyo metodológico en la dirección de proyectos, estamos desarrollando con las Unidades y Servicios que desarrollan formación a pacientes proyectos que nos van a permitir cambiar el modelo de relación. La dificultad de poder realizar formación presencial también se traslada al ámbito de profesionales-pacientes. Adoptando la metodología de Comunidades de Práctica estamos trabajando con Rehabilitación Cardiaca y con el equipo de profesionales relacionados con el Embarazo, Parto y Puerperio, para establecer un nuevo tipo de relación no presencial.
• Hemos desarrollado una encuesta de necesidades relacionadas con el conocimiento, que incluye la detección del Talento en nuestra organización. La situación COVID, ha aconsejado posponer su puesta en marcha, pero esperemos que en el último trimestre podamos desplegarla a toda la organización.
• En relación con el desarrollo de competencias y habilidades de manera no presencial, previamente he mencionado las nuevas herramientas que estamos utilizando para la evaluación de las mismas, siendo un reto poder ir avanzando en todos los ámbitos competenciales en el aprendizaje basado en la simulación.

 

Una de las acciones más importantes en la OSI Donostialdea es la Semana de Formación. ¿Cómo os planteáis esta semana en este año de pandemia?

Hemos optado por una SEMANA DE FORMACIÓN ON LINE. Y a pesar de que su formato va a ser más sencillo, se trata de una formación muy interesante. Se va a desarrollar en tres formatos:

• CURSOS ON LINE, principalmente en relación con la Atención al COVID (Hospitalización, Atención Primaria, Servicio de Medicina Intensiva, …), con medidas de Protección frente al Coronavirus y Medidas Preventivas. Además, Cursos relacionados con nuevas metodologías de Dirección de Proyectos, Agile, y Patient Centric (segmentación de pacientes, mapa de empatía, viaje del paciente)
• SESIONES EN DIRECTO ZOOM con profesionales de la OSID, relacionadas básicamente con la Atención COVID, aunque también se desarrollarán algunas genéricas y de ámbitos transversales.
• WEBINARS EN DIRECTO ZOOM con profesionales externos de reconocido prestigio en torno a tres áreas temáticas:
  • COVID
  • TELEMEDICINA
  • BIOÉTICA

La difusión se iniciará en el mes de septiembre.

 

Son muchos los alumnos y alumnas que realizan sus prácticas en nuestra organización. Supongo que el coronavirus ha cambiado la forma en que se venían realizando.

En relación con los y las futuras profesionales, no sólo alumnos y alumnas en prácticas, sino también personal residente, debido a la nueva situación las prácticas y la formación presencial como hemos comentado han estado suspendidas en su mayoría. Esto nos abre una reflexión que en el Consejo Izarki ya la estamos realizando sobre cómo deberían ser a futuro la realización de prácticas y la formación en ciertas habilidades y competencias, pudiendo combinar la práctica presencial con prácticas en modelos de simulación. Actualmente ya se realizan, el reto que se nos plantea ahora es definir aquellos ámbitos donde se puede ampliar y que nos permita beneficiarnos todos, tanto presentes como futuros profesionales.

 

Durante esta crisis ha sido mucho el conocimiento que ha circulado en nuestra organización. De alguna manera se hace necesario recogerlo para poder hacer frente a una nueva oleada del virus desde la experiencia. ¿Habéis pensado cómo gestionar todo este conocimiento adquirido?

Seguimos trabajando para dar con la mejor solución posible. La verdad es que al inicio de la pandemia planteamos este tema a la dirección, porque nos parecía fundamental que todo el aprendizaje que estábamos teniendo pudiera quedar recogido de alguna manera. Por este motivo, nos pusimos en contacto con el equipo de la Unidad de Gestión Clínica de Pacientes Frágiles y Convalecientes (MBE/PCRON.). Tenemos que agradecer al Dr. Jose Artetxe por entender desde un inicio nuestra preocupación. Iniciamos con él y con su equipo, el desarrollo de contenidos relacionados con la Atención al paciente COVID, que próximamente va a ver la luz como Curso online. Este trabajo inicial ha servido de base para otros desarrollos complementarios con el Servicio de Medicina Intensiva, Atención Primaria, Urgencias, y con otros Servicios como Enfermedades Infecciosas, Laboratorio y Salud Pública con los que también estamos en conversaciones. La acogida entre los y las profesionales que están elaborando los contenidos ha sido muy positiva, y esperemos que el producto de este trabajo colaborativo y multidisciplinar vea pronto la luz.

 

¿Qué lecciones hemos aprendido de lo ocurrido estas últimas semanas?

Todo el conocimiento de las Lecciones Aprendidas de la organización ha sido recogido por la Dirección en un informe que hemos preparado para su presentación en reuniones a todas las personas responsables de la organización. Recoger las lecciones aprendidas en una situación tan extrema como ésta es muy importante para gestionar el conocimiento crítico adquirido, evaluarnos y mejorar la estrategia de respuesta para la próxima situación similar.

Una de las Lecciones Aprendidas que hemos recogido en IZARKI es que en momentos de crisis como la que hemos sufrido, debemos de estar abiertos a escuchar y a aportar soluciones fáciles y rápidas. Una respuesta ágil y flexible a los retos y situaciones difíciles que se nos presentan debe ser nuestro modo de actuar, y siempre respetando todas las opiniones y situaciones.

 

¿Todos estos cambios vienen para quedarse o responden únicamente a la situación de crisis sanitaria que hemos vivido? ¿Cómo va a ser la formación post-pandemia?

La situación de crisis sanitaria nos ha hecho reflexionar sobre muchos aspectos de nuestro trabajo que han requerido de cambios y adaptación. Desde luego en relación a la formación y a la gestión del conocimiento, la utilización de herramientas que nos permitan innovar y adelantarnos a las necesidades de los y las profesionales es una de las premisas. Estas nuevas formas de aprendizaje, tanto individual como organizacional, va a requerir también del desarrollo de nuevas competencias y habilidades que tenemos que integrar. La nueva situación va a requerir de nuevas soluciones. Esperamos estar a la altura.