Impacto del COVID-19 en el Departamento Económico Financiero
Uno de los departamentos más importantes de la OSI Donostialdea tanto por dimensionamiento como por volumen de actividad es el Departamento Económico Financiero. En este servicio se agrupan un gran número de procesos estratégicos fundamentales para el correcto funcionamiento de nuestra organización. En nuestro ánimo de conocer cuál ha sido el impacto del COVID-19 en nuestro quehacer diario hemos tenido la suerte de hablar con los responsables de diferentes servicios de este departamento, en los cuales la pandemia ha tenido una incidencia importante. El resultado es una interesante radiografía de los esfuerzos que ha tenido que hacer la OSI Donostialdea para poder responder de una manera eficiente al gran número de necesidades que han surgido a raíz de la crisis que hemos vivido.
JUAN MARTÍN GOGORZA, RESPONSABLE DEL SERVICIO DE LAVANDERÍA
¿Qué impacto ha tenido en vuestro departamento el COVID-19?
El COVID ha tenido impacto muy importante tanto en la actividad como en las personas que trabajan en este servicio.
En relación a la actividad, se ha generado un mayor volumen de uniformes a procesar, pero, sin embargo, ha disminuido el volumen de ropa de cama a lavar.
En cuanto a las personas los cambios en el funcionamiento de la lavandería se han producido de forma rápida y, en algunas ocasiones, sin poder explicar en detalle los motivos de los cambios a las personas del servicio. En ocasiones, esta situación ha podido crear ansiedad o estrés en las personas, pero tenemos que aprender de lo vivido.
¿Qué habéis tenido que cambiar para dar respuesta a las necesidades surgidas en la OSI?
Entre otras cosas, hemos tenido que:
- reorganizar de forma muy rápida la actividad de la lavandería para hacer frente a la nueva realidad.
- crear un turno adicional y ampliar la cobertura de atención al profesional todos los días de la semana en turno de tarde.
- Ampliar la recogida y entrega de uniformidad en los centros de atención primaria. Duplicando las recogidas semanales.
- Reprogramar los dispensadores de uniformidad para optimizar el sistema de dispensación de uniformes.
¿Qué habéis aprendido de la situación vivida durante el COVID-19?
Hemos aprendido todos de la inmensa capacidad y profesionalidad que han demostrado los trabajadores para adaptarse a una situación tan inesperada y de semejante envergadura. Esta situación nos ha servido para darnos cuenta lo importante que es tener una buena coordinación tanto en nuestro servicio como con el resto de servicios y unidades de la OSI.
Me gustaría reconocer el trabajo que los profesionales de la lavandería han hecho y creo que, en estas situaciones más que nunca, los responsables debemos de hacer un esfuerzo adicional en la comunicación para que las personas del servicio se sientan apoyadas e intentar dar solución a todos los problemas que surgen en el día a día. Creo que habría que preguntarles directamente a los profesionales y es lo que haremos en las próximas semanas.
¿Creéis que volveremos a la situación anterior?
Nada va a ser igual que antes de la pandemia, tanto a nivel sanitario como social, vamos a tener que aprender y hacernos responsables de nuestras conductas y los nuevos hábitos ya que han venido para quedarse.
TERESA RODRÍGUEZ, JEFA DE APROVISIONAMIENTOS
¿Qué impacto ha tenido en vuestro departamento el COVID-19?
Hemos tenido que realizar un gran esfuerzo y dedicación para poder cubrir las necesidades de material, tanto habitual como alternativo, que han surgido con el Covid19
¿En una situación “normal” cómo es el proceso de comprar de material?
Habitualmente se funciona mediante la planificación del almacén en base a los consumos de los periodos anteriores, automáticamente el programa lanza las necesidades que detecta del material que está bajo lo que se ha establecido como cantidad mínima
De repente todos los departamentos de compras de todos los hospitales ya no solo de Euskadi sino a nivel mundial han necesitado los mismos materiales. ¿Qué os ha supuesto esto?
Una rotura de stock de todos los materiales de protección, productos desinfectantes, pequeño instrumental, tubos de laboratorio…
La búsqueda de productos alternativos, nuevos proveedores, validación de materiales….
Tratar de responder a las preocupaciones, quejas e inseguridades de los profesionales
¿Qué necesidades especiales hemos tenido en la OSI para hacer frente a la pandemia?
Las necesidades no han sido tanto de nuevos materiales sino de cantidades por los protocolos de utilización y, dada la escasez en el mercado, la búsqueda de materiales válidos que puedan sustituir a los habituales. Por ejemplo, en batas se ha quintuplicado el consumo mensual habitual, teniendo en cuenta además que se suspende la actividad quirúrgica. Las existencias en el mercado eran nulas y tuvimos que buscar alternativas, batas impermeables reutilizables o en su defecto batas con delantal y manguitos tal y como indicaba el protocolo.
Como ejemplo, en estos casi 3 meses hemos repartido 100.000 batas desechables, 545.000 mascarillas quirúrgicas, 45.000 FFP2, 106.000 manguitos y 100.000 delantales, además 6.500 litros de gel hidroalcohólico.
Esta falta de stock relevante para continuar con la planificación del suministro a las unidades tal y como se hace habitualmente (doble cajón, eskabide…) nos ha obligado a funcionar manualmente con pedidos a través de un correo electrónico y repartos diarios. Ello suponía que, dos tres personas, debieran tener un horario de disponibilidad de 8 de la mañana a 10 de la noche de lunes a domingo.
¿Os ha afectado toda la reorganización que se ha hecho en el Hospital? ¿Y en los centros de primaria?
Si, a la hora del suministro cada cambio en la organización de las plantas hospitalarias o de los Centros de Primaria, suponía adaptar el suministro a las necesidades de acuerdo con el protocolo: plantas COVID, sospechas, UCI, Urgencias, Centros zonificados, plantas que se trasladan de edificio, puntos de recogidas de muestras, hotel…
Nos hemos tenido que adaptar en cada momento a nuevas situaciones sin tiempo para la planificación y reorganización.
Y ¿el almacén? Tanto material a repartir
La dificultad ha estado en la necesidad de respuesta urgente a la demanda asistencial y el control del material. Se ha ampliado el horario de atención con presencia física a tardes y fines de semana y guardia permanente
Todo el personal, tanto administrativo como de almacén, se ha volcado para atender las necesidades que iban surgiendo. Preparando kits de material, recepción de los pedidos a cualquier hora y día….
Garantizar el suministro de material ha sido difícil ¿cómo os habéis enfrentado a ello?
Con mucha dedicación, tanto en Compras como en el almacén hemos estado continuamente buscando proveedores para conseguir material suficiente y satisfacer la demanda.
Con la colaboración impagable de algunos proveedores, que han dado todo lo que podían por nosotros
¿En el supuesto de que se dé un repunte, se está haciendo acopio de material?
Efectivamente, en este momento, tanto desde la Dirección General como nosotros estamos preparando la posibilidad de un nuevo escenario de COVID, cerrando contratos con los proveedores del suministro del material para que no nos falte de nada.
En su momento, desde enero empezamos a hacer los pedidos para soportar la pandemia y los proveedores se quedaron sin material y en muchos casos nunca llegó el suministro, en caso de repetición estaremos preparados.
¿Cómo se realizan las validaciones de los materiales?
Los materiales de protección individual que vienen de la Dirección General, ya están certificados por la UBP Corporativa. En el caso de nuestras compras lo hacemos con el Servicio de Medicina Preventiva y la Unidad Básica de Prevención de la OSI Donostialdea. Ellos validan los materiales.
¿Volveréis a trabajar como antes o ya nada será igual?
Evidentemente. Con las actuaciones conjuntas de la D. General y nosotros podremos asumir con normalidad la situación COVID.
Además, es verdad que algunos materiales como las mascarillas, muy probablemente, se quedarán de forma permanente, pero para nosotros será un material más de almacén a suministrar.
En definitiva, teniendo claro y bien definido el protocolo de utilización de materiales y nuestra propia planificación de compra ejecutada en un posible nuevo rebrote estaremos preparados.
IGOR ASTARBE, JEFE DE EQUIPOS, EDIFICIOS Y MATERIALES
¿Qué impacto ha tenido en vuestro departamento el COVID-19?
En una fase inicial, durante la activación del plan de contingencia, previamente diseñado, ha habido que adecuar los distintos espacios y servicios, fundamentalmente del hospital, para dar respuesta a las necesidades surgidas. Se han realizado muchos cambios, traslados y ampliaciones de instalaciones en muy corto espacio de tiempo.
En la fase de mayor incidencia, la dificultad añadida ha radicado en atender las necesidades de mantenimiento/reparación en esta nueva situación. Para ello, se ha reorganizado el servicio y ha sido clave la colaboración de todos los trabajadores.
¿Qué necesidades especiales hemos tenido en la OSI para hacer frente a la pandemia?
La habilitación de zonas para disponer de mayor número de camas de cuidados intensivos, ha requerido:
- Habilitación de instalaciones en quirófanos programados, REA y URPA de Arantzazu,
- Habilitación de instalaciones en las unidades 1ª1ª y 1ª2ª
- Dotación del equipamiento específico: camas, respiradores, monitorización, etc.
- Además, en colaboración con los servicios implicados se ha conseguido optimizar la distribución del equipamiento existente en el hospital.
La ampliación de la Urgencia y configuración diferenciada de zonas para casos y sospechas Covid y no Covid .
La preparación de zonas para posible habilitación de camas.
Reubicación de los espacios utilizados en el edificio Gipuzkoa.
En los centros de salud las actuaciones han sido más puntuales por la disminución drástica de la actividad “habitual” en los centros de salud y la posibilidad de atención sin modificaciones previas de espacios.
En este momento de reinicio de actividad es cuando estamos adaptando ciertos aspectos tanto en los centros de salud como en el hospital (mamparas en todos los puntos de atención no asistencial directa al paciente…) para garantizar la seguridad.
¿Qué es lo más raro que habéis tenido que hacer?
Lo que probablemente más nos haya impactado ha sido el tener que transformar una zona quirúrgica, donde habitualmente hay establecidos circuitos, zonas de ambiente estéril, control de la presión positiva de los quirófanos, etc. en una zona de cuidados intensivos para pacientes Covid.
¿Creéis que volveremos a la normalidad o ya nada será igual?
Volveremos a la normalidad, pero tardaremos un tiempo y esa normalidad tendrá algunos aspectos de seguridad que hasta ahora no eran habituales.
LOLI SEIJOO, RESPOSABLE DEL SERVICIO DE LIMPIEZA – OSAKIDETZA
¿Qué impacto ha tenido en vuestro departamento el COVID-19?
Yo creo que el servicio de limpieza habrá sido unos de los servicios donde más impacto ha tenido el COVID. Se ha incrementado notablemente el volumen de desinfecciones que hemos tenido que realizar, pero creo que no podemos olvidar el impacto emocional que esta situación ha tenido en los profesionales del servicio de limpieza. Entre marzo y mayo hemos realizado un total de 685 desinfecciones cuando el año pasado en este mismo periodo realizamos 240.
¿Qué habéis tenido que cambiar para dar respuesta a las necesidades surgidas en la OSI?
Desde mi punto de vista las actuaciones más destacables en el servicio de limpieza han sido las siguientes:
- Planificación y organización de formación específica para la limpieza y desinfección de las estancias en base a los protocolos específicos aprobados.
- Adaptación de los protocolos de limpieza vigentes a esos protocolos.
- Adaptación de las técnicas de limpieza.
- Adaptación de los equipos de personas a la nueva reestructuración de trabajo.
- Refuerzos en las zonas donde ha hecho falta.
¿Qué habéis aprendido de la situación vivida durante el COVID-19?
Por una parte, la capacidad de adaptación y buena respuesta que han tenido los y las profesionales del servicio a pesar de que en algunos momentos hayan podido tener dudas sobre la manera de actuar por contradicciones en los mensajes desde diferentes áreas. Este punto es una de las áreas a profundizar con los responsables del servicio y sus equipos. Lo trabajaremos por si vuelve esta situación. Por otra parte, la importancia que tiene el trabajo en equipo, en equipos multidisciplinares, para mejorar la eficiencia y calidad del servicio. Y también la importancia que tiene una buena coordinación en el resultado que queremos obtener. Coordinación interna del servicio de limpieza y coordinación con otras categorías profesionales.
¿Creéis que volveremos a la situación anterior?
Efectivamente podemos volver a una situación como la que hemos tenido en el hospital, pero la experiencia vivida nos tiene que servir para mejorar. En Servicios Generales ya tenemos pensado analizar, junto con las personas del servicio, lo sucedido y definir un plan para no cometer los mismos errores.
